Invia comunicazioni con valore legale ai tuoi clienti via whatsapp, senza contestazioni, come una raccomandata
Dai valore legale ai messaggi inviati ai tuoi clienti tramite WhatsApp
Servizio con pieno valore legale per la certificazione di comunicazioni ai clienti inviate tramite WhatsApp, fornito dal nostro laboratorio di informatica forense. Nota: la certificazione è richiesta perché gli screenshot non sono considerati prova legale valida.
A chi è rivolto questo servizio?
Per i professionisti e le organizzazioni che hanno bisogno di inviare messaggi con valore legale ai clienti. È particolarmente utile per avvocati e le aziende regolamentate che devono consegnare comunicazioni paragonabili, per forza probatoria, alla posta raccomandata con ricevuta di ritorno.
Quando un messaggio WhatsApp ha valore legale?
Deve verificarsi almeno una delle seguenti condizioni:
Conferma di lettura (doppio segno di spunta blu), oppure
Risposta del destinatario al tuo messaggio (doppia spunta grigia = consegnato è sufficiente quando è presente una risposta).
Esempio: come ottenere una conferma legalmente valida di un debito
Una conferma legalmente valida del debito da parte del cliente tramite messaggio WhatsApp può costituire una prova concreta in caso di future controversie. Affinché tale conferma abbia piena efficacia giuridica in tutta l’Unione Europea, il messaggio deve essere chiaro, esplicito e non lascia spazio a interpretazioni errateDi seguito è riportato il testo che ti consigliamo vivamente di inviare al tuo cliente:
📩 Messaggio WhatsApp suggerito (valido legalmente in tutta l’UE):
“Gentile [Nome del Cliente], con riferimento alla fattura n. [numero fattura] emessa in data [gg/mm/aaaa] per un importo complessivo di € [importo], La preghiamo di confermare espressamente di aver ricevuto la fattura e di riconoscere il debito corrispondente.
Per favore rispondi a questo messaggio scrivendo: ‘Confermo di aver ricevuto la fattura e riconosco il debito sopra indicato.’
La presente conferma, fornita attraverso questo canale di comunicazione, avrà pieno effetto giuridico ai sensi dell’articolo 1326 del Codice Civile e della normativa UE applicabile in materia di contratti a distanza.”
Esempio: come ottenere un’accettazione legalmente valida di un preventivo/contratto
Quando si chiede a un cliente di accettare una proposta o un contratto tramite WhatsApp, la formulazione deve identificare il documento, i termini economici e le condizioni essenziali e richiedere un formula di accettazione esplicita.
📩 Messaggio WhatsApp suggerito (valido legalmente in tutta l’UE):
“Gentile [Nome del cliente], con riferimento alla nostra proposta/contratto [ID o titolo] datato [gg/mm/aaaa] da [breve descrizione dei beni/servizi] al prezzo totale di €[importo] (termini di pagamento: [ad esempio, acconto del 30% + saldo alla consegna]; consegna/prestazione: 2026), si prega di fornire la propria esplicita accettazione.
Vi preghiamo di rispondere a questo messaggio scrivendo: “Accetto la proposta/contratto [ID], inclusi prezzo, condizioni di pagamento e consegna/esecuzione come sopra indicato.”
La presente accettazione, effettuata tramite questo canale di comunicazione, avrà pieno effetto giuridico ai sensi dell’articolo 1326 del Codice Civile e della normativa comunitaria applicabile in materia di contratti a distanza.”
Cosa può essere certificato
Qualsiasi contenuto scambiato nel thread: testo, immagini/video, note audio/vocalie allegati (ad esempio, .docx, .pdf, .zip). Conserviamo lo stato di consegna/lettura, i timestamp e i metadati tecnici rilevanti e rilasciamo un copia certificata firmata digitalmente con una marca temporale UE qualificata per impostazione predefinita (timestamp internazionale disponibile su richiesta).
Quanto tempo ci vuole per ottenere la certificazione?
Non c’è un limite di tempo fisso: se il messaggio è ancora presente sul dispositivo di invio, possiamo certificarlo. Per ridurre costi e tempi, preferiamo acquisizione remota tramite WhatsApp Web. Verifica che i messaggi siano visibili su WhatsApp Web; in caso contrario procederemo tramite backup in cloud o, se necessario, da spedizione del dispositivo (senza SIM).
Se WhatsApp Web non mostra i messaggi (anche dopo più ricaricamenti/CTRL+F5), aggiorneremo il preventivo per il backup sul cloud o la spedizione del dispositivo.
Suggerimento: per risultati ottimali, eseguire l’autenticazione remota in pochi giorni 10 di invio dei messaggi.
Come è strutturato il servizio (per preventivo)
Per ricevere un preventivo personalizzato, indica i seguenti parametri:
Numero totale di chat (chat = clienti) a settimana o al mese, in slot fino a 50 chat per sessione (ad esempio, 150 comunicazioni/mese → 3 sessioni, una ogni 10 giorni, 50 chat ciascuna)
Numero massimo di messaggi consecutivi per chat (5/10/20/50)
Opzione di archiviazione (il tuo Google Drive or il nostro magazzino)
Tipo di rapporto (essential or personalizzate — entrambi hanno lo stesso valore legale)
Durata minima del servizio (1 / 3 / 6 / 12 mesi)
Nota: per un volume elevato di comunicazioni, consigliamo di utilizzare un numero di telefono dedicato esclusivamente per questi messaggi certificati.
Flusso di lavoro operativo dopo l’accettazione
Un giorno prima di ogni sessione, ci invierai via e-mail un elenco con numeri di telefono, nomi associati e date/messaggi da certificare.
Programmiamo gli slot settimanali/mensili. Ogni sessione richiede una breve Web WhatsApp accesso (circa 10 minuti). Dopo aver concesso l’accesso, procediamo in modo indipendente. WhatsApp Web non non è un forniscici l’accesso telefonico completo; vengono acquisiti solo i dati visibili della chat.
Le acquisizioni e i report vengono depositati sul tuo o sul nostro Google Drive. Creiamo una cartella denominata con il numero di telefono e la data (ad esempio,
+39xxxxxxxxxx-15-january-20xx) e fornire un elenco di collegamenti diretti sicuri puoi condividere con i tuoi clienti.
Tutte le attività sono coperte dal nostro Informativa sulla privacy e accordo di riservatezza. I dati sono trattati nel rispetto della GDPR (UE 2016/679)L’accesso è autorizzato tramite un mandato legale digitalePer impostazione predefinita la certificazione è valida nell’UE; un marca temporale internazionale può essere richiesto su richiesta per il riconoscimento a livello mondiale.
